Bei einer geteilten Immobilie mit mehreren Eigentümern muss nicht nur der eigene Besitz, die eigene Wohnung oder der eigene Garten verwaltet und in Stand gehalten werden. Auch das gemeinschaftliche Eigentum bedarf Pflege und birgt Kosten, welche umgelegt werden müssen. Unweigerlich stellt sich die Frage, was zum Gemeinschaftseigentum gehört und für was jeder Einzelne in der Wohnungseigentümergemeinschaft verantwortlich ist. Diese Fragen werden im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) beantwortet. Ohne juristisches Know-How werden allerdings öfters nur unzufriedenstellende Lösungen für die Probleme einer WEG gefunden. Unsere Wohnungseigentumsverwaltung Aachen steht Ihnen bei allen WEG-bezogenen Angelegenheiten zur Seite und garantiert eine gewissenhafte und individuell abgestimmte Verwaltung Ihres Eigentums.
WEG-Verwaltung
Die WEG-Verwaltung
Sie sind Eigentümer oder Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft und möchten diese in besten Händen wissen? Dann sind Sie hier genau richtig.
Unsere Dienstleistungen
Die Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Die Aufgaben des WEG-Verwalters sind in § 27 Abs. 1 und Abs. 2 im Wohnungseigentumsgesetz festgelegt. Die Immokuron möchte als WEG-Verwaltung für Sie allerdings nicht nur die selbstverständlichen Pflichten eines WEG-Verwalters erfüllen. Unser Ziel ist eine umfassende, verbindliche und persönliche Betreuung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Wir gewährleisten eine Verwaltung und Betreuung Ihrer WEG in kaufmännischer, technischer, bestandserhaltender, organisatorischer und rechtlicher Hinsicht.
Kaufmännische Verwaltung
- Erstellung eines Wirtschaftsplans
- Erstellung der jährlichen Hausgeldabrechnung
- Führen und Verwalten von Hausgeld- und Rücklagenkonten
- Buchen und Überwachen von Hausgeldzahlungen
- Erfassen und Speichern der Belege und Rechnungen
- Erstellung einer Anlage gemäß §35a EStG
Technische Verwaltung
- Regelmäßige Objektbegehungen
- Technische Kontrolle des Gemeinschaftseigentums
- Ausschreibung und Kontrolle von Handwerksaufträgen
- Erfüllung gesetzlicher Wartungs-, Kontroll- und Prüfpflichten
- Vorausschauende Planung anstehender (energetischer) Sanierungen
- Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Zustandes Ihres Eigentums
Kommunikation und Organisation
- Einberufungen von Eigentümerversammlungen und Moderation
- Hilfe bei der Kommunikation zwischen den Sondereigentümern
- Einrichtung eines Informationsportals und Zurverfügungstellung aller wesentlichen Unterlagen
- Erstellung von Informationsschreiben und Aushängen
- Koordination und Kommunikation mit Hausmeistern und anderen Dienstleistern
- Erstellung von Winterdienst- und Putzplänen
Rechtliche Verwaltung
- Schadensabwicklung mit Versicherungsunternehmen
- Erstellung einer Hausordnung
- Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen
- Einleitung und Beauftragung von Beweissicherungsverfahren
- Interessenvertretung in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten
- Durchsetzung gemeinschaftlicher Ansprüche gegenüber einzelnen Sondereigentümern
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Kaufmännische Verwaltung
Wirtschaftsplan
Unsere WEG-Verwaltung legt besonderen Wert auf die individuelle Abstimmung des von uns vorgeschlagenen Wirtschaftsplans auf den Sanierungstand Ihrer Liegenschaft sowie auf die finanziellen Möglichkeiten der Eigentümergemeinschaft.
Wir erstellen für Sie jedes Wirtschaftsjahr einen Wirtschaftsplan, einschließlich der zugehörigen Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen je Sonder- und Teileigentum. Dabei schlagen wir die Höhe der Haushaltsgelder vor und beschließen hierüber im Dialog mit den Eigentümern.
Kontenverwaltung
Wir führen für Sie alle Konten der WEG. Wir kontrollieren Einnahmekonten, Rücklagekonten, Verrechnungskonten und Hausgeldkonten. So behalten wir für Sie den Überblick über alle Transaktionen – insbesondere über die pünktliche Zahlung der Hausgelder.
Hausgeldabrechnung
Wir verbuchen für Sie umlagefähige und nicht-umlagefähige Kosten und erstellen aus der Summe aller Transaktionen des jeweiligen Wirtschaftsjahres die Hausgeldabrechnung der WEG sowie die Abrechnungen der einzelnen Parteien inklusive einer Aufstellung der haushaltsnahen Dienstleistungen. Eine Hausgeldabrechnung stellt die Vorauszahlungen der Eigentümer den laufenden Unterhaltskosten der Liegenschaft sowie den Zuführungen und Entnahmen der Erhaltungsrücklage gegenüber. Die Differenz zwischen den im Wirtschaftsplan festgelegten Hausgeldzahlungen und den tatsächlichen Zahlungspositionen bezeichnet man als Abrechnungsspitze.
Dabei werden die entsprechenden Umlage- oder Verteilerschlüssel bei der Zuordnung zu einzelnen Sondereigentümern berücksichtig. Hat ein einzelner Sondereigentümer mehr vorausgezahlt als tatsächliche Kosten auf ihn entfallen, so wird die ihm zustehende Differenz ausgezahlt – Salden hingegen sind auszugleichen.
Sofern Sie als Sondereigentümer eine Ihrer Verwaltungseinheiten vermieten, besteht die Möglichkeit, dass wir Ihnen im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung neben der Hausgeldabrechnung auch die Betriebskostenabrechnung Ihres Mieters erstellen.
Betriebskostenabrechnung
Wir behalten für Sie den Überblick über umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten und erstellen aus der Betriebskostenabrechnung die Nebenkostenabrechnung der einzelnen Parteien. Eine Betriebskostenabrechnung setzt sich aus den monatlichen Nebenkosten für beispielsweise Wasser, Heizkosten und Hausmeisterdienste, und der Kaltmiete zusammen. Sie sind also die laufenden, jährlich wiederkehrenden Kosten die durch die Haltung des Gebäudes entstehen. Dabei werden warme Betriebskosten, die Heizkosten und Warmwasserkosten beinhalten, von kalten Betriebskosten unterschieden. Im besten Fall sind diese Betriebskosten im Mietvertrag festgehalten.
Zusätzlich dazu muss ein Umlage- oder Verteilerschlüssel vereinbart werden. Dieser legt fest, wie die Betriebskosten des ganzen Hauses auf einzelne Wohnungen umgelegt werden. Zum Ende jedes Jahres werden alle umgelegten Betriebskosten addiert und mit der Zahlung des Mieters verrechnet. War die Zahlung zu hoch, wird den Mietern der Restbetrag zurückerstattet. Andernfalls ist eine Nachzahlung durch den Mieter notwendig.
Als Vermieter ist es besonders wichtig, alle abgerechneten Kosten genau zu benennen und nicht als „sonstiges“ aufzuführen. Genauigkeit ist hier gefragt, da sonst Ihre Mieter die Abrechnung anfechten könnten. Das gleiche gilt für alle formellen Fehler in einer Betriebskosten- oder Nebenkostenabrechnung. Zu beachten ist außerdem noch der Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten, ebenso wie die fristgerechte Zustellung.
Aus dem Verteilerschlüssel muss hervor gehen, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet werden. Diese Formalitäten einzuhalten, ist unsere Spezialität. Engagieren Sie uns als Verwalter und lassen Sie sich diese Arbeit abnehmen.
Technische Verwaltung
Beauftragung von Dienstleistern
In Absprache mit der Eigentümergemeinschaft stimmen wir ab, welche Arbeiten die Eigentümer in Eigenregie übernehmen wollen und für welche Aufgaben externe Dienstleistungsunternehmen beauftragt werden sollen. Hierbei profitieren Sie von unserem großen Netzwerk, so dass wir für fast jede Aufgabe den richtigen Handwerker für Sie finden. Nach der Beauftragung kümmern wir uns selbstverständlich um die Überprüfung und Abnahme der entsprechenden Arbeiten. Gleichermaßen liegt die terminliche Koordination von Dienstleistungsfirmen und Hausbewohnern sowie die Vergabe von Terminen zur Installation von Telekommunikations- und Energieverbrauchsanschlüssen in unserem Aufgabenbereich.
Kontrolle und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums
Neben der Koordination von Dienstleistungsfirmen, kümmern wir uns um die Kontrolle und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums. Gerade hinsichtlich des gemeinschaftlichen Eigentums einer WEG, das von vielen Mitgliedern benutzt wird, fällt die Instandhaltung in Eigenverantwortung oft aufgrund von fehlenden Zuständigkeitsstrukturen schwer. Dies kann zu Schäden und im schlimmsten Fall zur Wertminderung Ihres Eigentums führen. Immokuron sorgt dafür, dass der Wert Ihrer Immobilie erhalten bleibt, indem wir regelmäßige Kontrollen der Wohnanlage durchführen. Im Schadensfall reagieren wir frühzeitig und beauftragen die zu Ihnen passenden Sonderfachleute.
Kommunikation
Kommunikation zwischen Parteien
In einer WEG treffen unweigerlich verschiedenste Interessen und Anliegen aufeinander, die nicht immer sofort auf einen Nenner gebracht werden können. Aufgrund unseres juristischen Fachwissens sowie unserer gleichermaßen verbindlichen wie auch ausgleichenden Kommunikation, sind wir in der Lage einen Interessenausgleich zwischen den Eigentümern zu bewirken. Als unparteiische Instanz erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam Lösungen und helfen diese umzusetzen.
Informationsportal
Wir bieten jedem Sondereigentümer die Möglichkeit sich für unser kostenloses Online-Portal zu registrieren. In diesem Portal stellen wir Ihnen alles wesentlichen Dokumente Ihrer Liegenschaft wie beispielsweise Teilungserklärung, Flächennutzungspläne, Beschlusssammlung etc. sowie Ihre individuellen Unterlagen wie Hausgeldabrechnung oder Einzelwirtschaftsplan zur Verfügung. Außerdem besteht die Möglichkeit ein digitales Schwarzes Brett zum Austausch zwischen den Sondereigentümern zu nutzen, Anfragen an die Hausverwaltung zu richten oder den Status offener Vorgänge in unserem Ticketsystem nachzuverfolgen.
Einberufung von Eigentümerversammlungen
Im Rahmen des WEG-Rechts finden Wohnungseigentümerversammlung turnusmäßig sowie anlassbezogen statt. So muss mindestens einmal jährlich ein Treffen aller Wohnungseigentümer einberufen werden, bei dem alle Belange der Wohnungseigentümergemeinschaft geklärt werden. Wir übernehmen für Sie die Organisation und Themensetzung der Eigentümerversammlung nach Ihren Wünschen. Mit Ihnen gemeinsam treffen wir bei der Versammlung alle wichtigen Entscheidungen in Bezug auf die Hausordnung, Gebrauchsregelung, Entscheidungen über bauliche Veränderungen, und Instandhaltung und Instandsetzung Ihres Eigentums. Bei Bedarf werden insbesondere zu Sanierungsfragen außerordentliche Versammlungen zur zeitnahen Umsetzung einberufen.